Как управлять своим временем

Привет друзья и уважаемые читатели блога web-klik.ru! Сегодня мы с вами узнаем, как правильно планировать свое время. Многие наверное заметили, что в последнее время на блоге стали редко появляться новые статьи. Как вы думаете, почему? Ну конечно же из-за нехватки времени! 🙂 И тут меня осенило. А что если изменить свое отношение к времени и попробовать правильно им управлять?

Ритм времени

Ритм времени – это скоротечность процессов, которые происходят в жизни, и которые подчиняются временным периодам. Большинство людей живёт в слишком быстром ритме времени. Недостаточность времени, хаос на работе являются подчас сложным испытанием для многих людей.

С такими испытаниями справляется не каждый человек, и зачастую это приводит к стрессам и как следствие – истощение нервной системы, что ведёт к развитию многих заболеваний. Ведь не зря говорят, что любую болезнь вызывают нервы.

Именно поэтому в психологии появилось новое направление, которое называется «тайм-менеджмент», либо по-простому – планирование времени.

Как ведут себя успешные люди

Люди, которые считают себя успешными, обладают хорошей производительностью. В смысле, все успешные люди очень рациональны. Такие люди могут успеть переделать много дел, за короткий период времени. Происходит это потому, что они умеют планировать своё время, у них всё тщательно высчитано.

Если кто-то хочет тоже стать успешным, то надо это твёрдо решить, и во что бы то ни стало, идти к своей цели. А если человек не решиться на это, то большая часть его времени будет потрачена в пустую, а время будет утекать, как песок сквозь пальцы.

Если всё же было решено стать успешным, то следуйте к этому, пока ваши действия не превратятся в привычку. Поначалу будет сложно, но через какое-то время всё получится.

Основная тайна эффективности зависит как раз от умения планировать своё время. А данное направление психологии, позволит не сделать человека заложником собственного времени.

Те, кто добился удачи, отводят многое количество времени – планированию. Каждодневное расписывание времени просто необходимо для тех, кто хочет добиться эффективности и успеха.

Как правильно планировать свое время

Есть в данном направление такое правило, название которому – 6 «П». Это правило гласит, что ежедневное расписывание своего времени, предотвращает нежелательные результаты.

Записывать свой распорядок дня нужно не в компьютер, как делают многие, а именно на бумагу, рукописным текстом. Тогда всё будет верно. Если записи на бумаге нет, значит считается что цели нет тоже, и успех вряд ли будет достигнут. Перечисление пунктов задач, которые необходимо выполнить, являются картой, которая не позволит возможности сойти с намеченного пути.

Питер Ф. Друкер в своей книге, под названием «Эффективный управляющий» рассматривает хорошее соотношение, которое активизирует к запечатлению задач дня на бумаге: «Люди, находящиеся в тёмном помещении, быстро перестают чувствовать время. Но даже в кромешной темноте, многие из них, не перестают чувствовать пространственное ориентирование.

Находясь же в освещённом, но крайне небольшом помещении, человек уже через небольшое количество часов теряет ощущение движения времени. И если кто-то захочет подсчитать, какое время он пробыл в таком помещении, подсчёты верно, будут не верны. Поэтому, если человек полагается лишь на свою память, он не поймёт, куда «утекло» его время…»

Учимся планировать свое время

Попробуйте составить список, и следовать ему в течение дня. Вам сразу станет заметно, что много времени освободилось. Учёные подсчитали, что уже в первый же день работы со списком, производительность поднимается аж на 25%. Перечень необходимых задач следует всегда готовить с вечера. И тогда, придя на свою любимую работу или просто встав утром, будет понятно, с чего следует начинать свой день.

Продолжая следовать перечню задач весь день, при возникновении новой, крайне важной задачи, внесите её в перечень, учитывая важность, в отношении других задач списка. Сделав какую-либо задачу в перечне, вычеркните её. Это поможет вам в поднятии хорошего настроения, чувства облегчения и зарядит энтузиазмом, для остальных дел. А также, что немаловажно, даст дополнительную энергию.

Планировать всегда стоит от большего к меньшему; от долгосрочного к краткосрочному; от более важного к менее важному. Но не стоит забывать писать возле каждого пункта предполагаемый промежуток времени на реализацию конкретной задачи. Промежуток времени должен быть фиксированным, не стоит отклоняться от времени, особенно в сторону удлинения, так как это не приведёт к желаемому результату.

Если цель сложна и трудна, делите её на более мелкие подцели. Для этого очень неплохо помогает так называемое «дерево решений». Где главная цель – само дерево, а более мелкие подцели – его ветви. Разветвляйте дерево на столько, на сколько необходимо, пока не поймёте, что цель стала проста для вас.

Прежде чем начать какое-либо дело, припомните правило 10/90: где 10% времени, потраченного на планирование задачи, сократит 90% времени, которое придётся на реализацию её.

Как выделить главное

Задачей рассматриваемого направления, как раз и является своевременное выделение самой главной цели. Если верно выбрать предпочтение, то это поможет сэкономить массу времени. Для того, чтоб выбрать первостепенные задачи, следует каждой – присвоить степень важности, по отношению к остальным задачам.

После того, как будет определенна важность целей, стоит продумать, что произойдёт в результате выполнения, а также невыполнения цели. Обычно невыполнение самых главных целей приводит к нежелательным последствиям.

Для определения приоритетных задач возможно использование метода «АБВГД». Он прост и позволяет определить степени важности задач.
Заключается данный метод в том, что буквой А отмечается самая главная цель, с самыми нехорошими последствиями при невыполнении, буквой Б – менее важные, с менее плохими последствиями и т. д. Самое главное в этом методе, что за следующую букву в списке не берутся, пока не выполнена предыдущая.

Буква Д значит «долой!». Под ней значатся задачи, которые не очень важны, и если они не будут выполнены, это не приведёт ни к каким последствиям. Для обозначения главных задач здесь также добавляются цифры, т.е., самая главная цель обозначается как А1.

Закон эффективности времени

Главное правило в регулировании времени, это нацеленность и исправность.

Сначала решайте самые важные цели, выполняя все в определённой закономерности и в определённый промежуток времени. Если не доделать какую-либо задачу вовремя, а бросать её периодически, и возвращаться к ней снова – эффективность сократится в 5 раз. Поэтому лучше всё выполнять вовремя, в соответствии с намеченной целью.

Например, великий Моцарт, мог одновременно писать по три произведения, и при этом, создавал музыкальные творения. Но это является немного исключением из правил. Бах, Гайдн и Верди работали в определённый промежуток времени лишь над единственным произведением. Эти музыканты не начинали писать новое, пока не закончат старое.

По закону принудительной эффективности, на все дела времени обычно не достаточно, но для самых главных дел, его вполне хватает. Поэтому, необходимо настроить себя так, чтоб выполнить те задачи, которые являются первоочередными, и принесут наилучший итог.

Дела, как правило, делятся на 4 группы, по степени важности:

1. Очень срочные и крайне важные.
2. Важные, но не очень срочные.
3. Срочные, но не важные.
4. Не срочные и не важные.

Данная систематизация называется методом Эйзенхауэра. В соответствии с ней даётся следующая расшифровка вышеприведённых дел:

1. Дела первой степени – это дела, которые следует сделать первоначально и собственноручно. Так как, невыполнение в срок этих дел приведёт к ненужным проблемам.
2. Важные, но не срочные дела представляют из себя такие, которые конечно можно ненадолго отложить, но лучше не стоит, так как в долгосрочной перспективе они могут оказать не очень полезное влияние на общую картину происходящего. К тому же, если их откладывать постоянно, они перейдут в разряд крайне важных и срочных. Чтоб этого избежать, стоит заранее предусмотреть для них резервное время.
3. Срочные, но не важные дела особо не влияют на успех. Такие дела можно перепоручить кому-либо из доверенных лиц, дабы эти дела не мешали вашей эффективности.
4. Не срочные и не важные дела вообще на общую картину благополучия не влияют и их смело можно вычёркивать из списка.

Что подразумевает выражение «съесть лягушку»

Есть стародавняя легенда, говорящая, что если с утра кому-либо придётся съесть лягушку, то пусть не расстраивается, так как это самое плохое, что сможет случиться с этим человеком в данный день. И эта притча должна являться утешением для тех людей, у которых не всё гладко.

Брайан Трейси, известный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым главным и неприятным делом, которое необходимо выполнить в этот день. Откладывая это дело на потом, человек создаёт себе лишнее эмоциональное напряжение, которое ведёт к нежелательным последствиям. Нужно себя настроить и просто сделать то, что задумано. Если дело будет сделано, то это подарит человеку заряд бодрости на весь оставшийся день.

Учитесь говорить – нет

Для того, чтоб увеличить производительность, необходимо уметь правильно отказать. Нужно уметь говорить нет, целям из списка, которые не являются приоритетными. Обязательно будьте деликатны, говоря нет, конкретному человеку, пускай оппонент поймёт, что исключается не он, как специалист, а поставленная им цель.

Следите за тем, на что расходуется ваше свободное и рабочее время. Убирайте дела, которые расточают ваше время (например, обсуждение сплетен с друзьями, постоянное переключение каналов телевизора или чтение ненужной литературы).

Можно составить рейтинг ненужных занятий, которые не приближают вас к цели никоим образом, пообещав себе при этом, что никогда не станете больше ими заниматься.

Понятно, что постоянное следование списку со-временем надоедает. Так вот, чтоб этого не происходило, устраивайте иногда себе выходные без списков. Во-время таких выходных вы можете делать всё, что вздумается.

Как увеличить производительность человека

Необходимо каждый день задавать себе несколько вопросов по-поводу поставленных задач.

Вопросы должны быть следующие:

1. Какие из задач самые важные и ценные?
2. Что смогу сделать собственноручно сегодня только я один, чтоб улучшить положение дел?
3. Как тратить сегодня своё время для плодотворной работы?

Если найдутся ответы на эти вопросы, то производительность увеличится в 2 раза.

Чем поможет простая урна

Вряд ли кто-то задаётся этим вопросом, а зря, оказывается, в ответе на него содержится ценная информация, помогающая человеку стать успешным.

Всё очень просто. Все успешные люди работают за чистым столом. Это значит, что для повышения эффективности работы необходимо своевременно разбирать бумаги на своём столе, ненужные стоит выкинуть в урну.

Так замечено, если искать необходимую бумагу на столе, где они беспорядочно раскиданы, тратится до 30 % свободного времени, которое можно было бы потратить на более важные дела.

Поэтому, урна для мусора является одним из наиболее эффективных средств для рационализации времени.

Принцип сбалансированности времени

Самый лёгкий способ, чтобы избавиться от стрессового напряжения при виде предстоящего объёма работы. Необходимо глубоко вдохнуть и сказать себе: «Я могу сделать только то, что могу» и приступить спокойно к составлению списка дел.

Если вы будите анализировать свои задачи, которые стоят в приоритете, вы поймёте, что времени на их выполнения вполне достаточно.

Следите внимательно за балансом в своей жизни. Не стоит нагружать себя непосильной работой, ведь организм не обманешь, и он возьмёт своё. И далеко не факт, что это будет ожидаемо. А неожиданности явно не входят в планы.

Для того, чтобы продуктивно работать, надо не только планировать задачи, но и соблюдать ЗОЖ (Здоровый образ жизни). В жизни всегда должно быть время для семейного отдыха.

Основной принцип сбалансированности: дома надо проводить как можно больше времени, а на работе важно не количество, а качество.

Преобладающим для Вас всегда должны быть близкие люди, ведь именно ради них мы и работаем над своей производительностью.